Doordacht en cocreatief werk maken van een ambtelijk memorandum binnen Vlaamse gemeenten

Een fascinerend fenomeen: de relatie – en mogelijk ook het daaraan gekoppelde spanningsveld – tussen ambtenaren (civil servants) en politici (mandatarissen)!

Wettelijk gezien nemen ambtenaren hun verantwoordelijkheid op binnen de domeinen van beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie en zijn politici bevoegd voor het nemen van de beleidsbeslissingen.  De beleidsontwikkeling binnen een gemeente is echter zelden zo zwart-wit …  Een voorbeeld hiervan is het ‘ambtelijk memorandum’.

Een memorandum is een richtinggevend – doch niet bindend - document dat aangeeft waar het lokaal bestuur in de komende bestuursperiode het best werk van zou kunnen maken, welke inhoudelijke keuzes er best gemaakt kunnen worden en hoe daar best concreet werk van kan gemaakt worden.  Enerzijds wordt in het kader van de beleidsevaluatie een omgevingsanalyse opgemaakt.  Verder wordt er in een inspiratiedeel een wenselijk toekomstbeeld geschetst van de best mogelijke gemeente om in te leven, wonen en werken en hoe deze voor de burgers, bezoekers, bedrijven en verenigingen in werkelijkheid te brengen.  En daar wil u ook in de toekomst werk van maken als meest burgernabije bestuur.

Maar hoe ga je nu concreet als algemeen directeur samen met je collega’s van het managementteam (MAT) aan de slag om een krachtig, activerend en wervend memorandum op te maken? Het designteam van ‘domo de refontiro’ kan u daarbij ondersteunen via specifiek vormgegeven methodieken die co-creatie, analyse, innovatie-kracht en ‘delight thinking’ combineren. Methodieken die bovendien de ‘couleur locale’ van uw lokale gemeenschap respecteren.

Even een mogelijk tijdspad in kaart brengen met het oog op de nakende verkiezingen in het najaar van 2024?  Misschien start u wel in uw managementteam in het voorjaar van 2023 met het vormgeven van het traject dat u wil doorlopen om tot het memorandum te komen?  U bent zoekend naar een passende aanpak daarvoor?  Bijkomend wil u misschien in het voorjaar van 2023 een start maken van een doelgerichte omgevingsanalyse via enerzijds een kwantitatieve analyse maar anderzijds ook via een kwalitatieve analyse met doelgerichte focusgroepgesprekken met stakeholders in uw gemeente?  En misschien plant u een ‘kick-off-denkdag’ met uw volledige medewerkersteam in het najaar van 2023?  Maar hoe pakt u dit concreet methodologisch aan?  Daarover gaan we graag met u in dialoog en kunnen we u mogelijk ondersteunen bij de procesbegeleiding als u ervoor kiest om het memorandum co-creatief en met betrokkenheid van uw medewerkersteams én andere stakeholders op te maken…. én als u de ambitie heeft om verder te gaan dan de ‘verplichte SWOT-analyse’.  U gaat immers niet lichtzinnig om met deze ‘ééns-om-de-zes-jaar’ sterk inhoudelijke denkoefening om wenselijke toekomstbeelden en scenario’s te creëren.

Het memorandum kan ten slotte mogelijk gevoelig liggen bij bepaalde politici, dus wenst u er omzichtig mee om te gaan en het idealiter transparant ter beschikking te stellen en dit ten laatste enkele maanden voor de verkiezingen.  Dat betekent dat u best tijdig aan de slag gaat om er werk van te maken.

Of het nu gaat om het vormgeven van een delight-thinking workshop met je medewerkers om input te verzamelen voor het inspiratieluik, of om advies met betrekking tot het op te zetten proces, of nog om het oordeelkundig opzetten van stakeholderbevragingen … we denken alleszins graag met u mee. Contacteer ons.

Wat kunnen wij aanbieden?

• Workshopdag met MAT met focus op missie, visie en waarden en gewenste transities in de lokale gemeenschap voor de komende 6 jaar
• Toekomstlab: wervende innovatiemethodologie om met 20 tot 40 ambtenaren – eventueel aangevuld met stakeholders uit te gemeente – te komen tot 5 à 10 concrete innovatiecases die maatschappelijke impact garanderen voor de komende 6 jaar. Kick-off van het denkproces om tot het memorandum te komen.
• Workshopdag met focus op een vernieuwde teamorganisatie voor het gemeentelijk bedrijf om te ambities van het ambtelijk memorandum mogelijk te maken
• Delight thinking workshop met 20 tot 40 ambtenaren – eventueel aangevuld met stakeholders uit te gemeente – om de meest verrukkelijke gemeentelijke leef-, bezoek-, leer-, en werkervaring van Vlaanderen mogelijk te maken
• Doelgerichte focusgroepgesprekken met oordeelkundig geselecteerde stakeholders in uw gemeente om tot kwalitatieve input te komen voor uw ambtelijk memorandum