De dans van mandatarissen en managers in lokale besturen: een balans tussen belangen …

Lokale besturen vormen het meest burgernabije bestuur en spelen een cruciale rol in het beantwoorden van vele maatschappelijke uitdagingen. Binnen deze besturen kunnen er echter spanningen ontstaan tussen mandatarissen (de politieke vertegenwoordigers) en managementleden (ambtenaren, verenigd in een Managementteam (MAT)). 

Mandatarissen, zoals burgemeesters, schepenen en gemeenteraadsleden, hebben specifieke rechten en plichten. Ze worden verkozen door de bevolking en vertegenwoordigen hun politieke partij. Hun rol is om beleidsbeslissingen te nemen en de belangen van de gemeenschap te behartigen. Soms botsen ze echter met de ambtelijke organisatie.

MAT-leden, zoals de algemeen directeur, financieel directeur en sectorhoofden, zijn ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse werking van het lokale bestuur en de beleidsvoorbereiding. Ze hebben professionele expertise en voeren de beslissingen van de mandatarissen uit. Hun focus ligt op efficiëntie, wettelijkheid, continuïteit en waarde-creatie.

Het is echter geen geheim dat deze twee groepen soms uiteenlopende belangen en perspectieven hebben.

Mandatarissen willen vaak snel resultaten boeken om hun kiezers tevreden te stellen, terwijl managementleden zich richten op duurzame oplossingen en wettelijke procedures.

Conflicten kunnen bijvoorbeeld ontstaan als mandatarissen zich bemoeien met operationele zaken of managementleden beperken in hun uitvoerende taken. De voorbeelden zijn legio van een schepen die rechtstreeks tussenkomt na een telefoontje van een burger om een gemeentearbeider aan te sturen om meteen met een graafmachine actie te ondernemen. Of een mandataris die op een zaterdagavond financiële beloften doet aan een vereniging die niet meteen waargemaakt kunnen worden en dit terwijl managementleden moeten waken over een gezond financieel beleid.

Lokale besturen opereren vaak binnen strikte budgettaire beperkingen. Mandatarissen kunnen ambitieuze beleidsdoelen hebben die niet altijd realistisch zijn binnen de beschikbare middelen. Managers moeten deze doelen vertalen naar haalbare plannen en efficiënte uitvoering, wat soms leidt tot spanningen over de verdeling van middelen.

Verder kunnen er ook culturele verschillen zijn. De politieke cultuur van mandatarissen, gekenmerkt door publieke zichtbaarheid en korte termijn doelen (verkiezingscycli), kan botsen met de professionele cultuur van managers, die vaak gericht is op lange termijn planning en stabiliteit. Dit verschil in cultuur en perspectief kan leiden tot misverstanden en conflicten.

Vaak is er door drukke agenda’s ook weinig tijd om mekaars perspectief te leren kennen en erover in dialoog te gaan. 

Oplossingen om spanningsveld tussen mandatarissen en MAT-leden te verminderen

Om spanningen te verminderen, is open communicatie daarom essentieel. Mandatarissen en managementleden moeten begrip tonen voor elkaars rol en verantwoordelijkheden. Een goede samenwerking en respect voor elkaars expertise zijn cruciaal voor een effectief lokaal bestuur.

De oplossing zit dus in het bespreekbaar maken van duidelijke rollen en daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden

Dat kan door bij het begin van de legislatuur een heldere afsprakennota op te maken. 

De oplossing zit bijkomend in het gezamenlijk opmaken van beleidsdoelstellingen en een BBC-plan.

Een co-creatieve opmaak van een meerjarenplan via data-analyse, omgevingsanalyse, focusgroepsgesprekken met stakeholders, bevragingen … garandeert dat zowel mandatarissen als ambtenaren een goed begrip hebben van de gezamenlijke prioriteiten en de daaraan gekoppelde planning. MAT-leden kunnen vanuit hun expertise ook beleidsdoelen realistischer en uitvoerbaarder maken.

De oplossing zit verder in gezamenlijke professionaliseringsactiviteiten.

Training en professionele ontwikkeling kunnen zowel mandatarissen als managers helpen beter te begrijpen hoe ze effectief kunnen samenwerken. Programma's gericht op leiderschap, communicatie en conflictmanagement kunnen waardevolle vaardigheden bieden om spanningen te verminderen.

De oplossing zit ten slotte in het bevorderen van transparantie en verantwoording in besluitvormingsprocessen.

Het bevorderen van transparantie en verantwoording in besluitvormingsprocessen kan het vertrouwen tussen mandatarissen en managers versterken. Regelmatige rapportage en evaluatie van de voortgang van beleidsuitvoering kunnen bijdragen aan een meer open en constructieve werkrelatie.

We hebben met ons ‘domo de refontiro’ team veel ervaring in het begeleiden van lokale besturen bij de constructieve dialoog tussen mandatarissen en MAT-leden en het opstellen van een heldere afsprakennota.  Dat kan bv. in een ééndaagse of tweedaagse formule waarbij we vertrekken van de persoonlijke aspiraties van de deelnemers om dan in dialoog te gaan over professionele samenwerking.  Vaak combineren we zo’n formule ook met de opmaak door het MAT van een plan voor de verdere organisatieontwikkeling van het gemeentelijk bedrijf. Ga er met ons over in dialoog en contacteer ons.